Sitzungsprotokoll-Vorlage: leer, Verwaltungsrat, Kunde

Sitzungsprotokoll-Vorlage

Eine Sitzungsprotokoll-Vorlage ist ein festes Gerüst, das du füllst, solange die Sitzung noch frisch ist: Datum, Personen, Traktanden, ein kurzer Absatz pro Thema, Entscheide, Aufgaben mit zuständiger Person und Frist, und was offen geblieben ist. Wer nicht dabei war, soll aus der Seite handeln können, ohne das Gespräch noch einmal zu hören.

Unten liegt das leere Blatt für eine gewöhnliche Arbeitssitzung. Die drei ausgefüllten Texte sind erfundene Beispiele, dieselbe Form für ein Team, einen Verwaltungsrat und ein Kundengespräch. Ein Transkript ist ein anderes Dokument. Es hält den Wortlaut fest. Das Protokoll hält fest, was sich geändert hat.

In der Deutschschweiz suchen viele zwei Formen und meinen eine: das Beschlussprotokoll und das Verlaufsprotokoll. Das Beschlussprotokoll ist die Tabelle. Das Verlaufsprotokoll erzählt die Traktanden in wenigen Sätzen. Für die meisten Sitzungen brauchst du beides, und die Tabelle musst du finden, ohne den Text zu lesen.

• Leere Sitzungsprotokoll-Vorlage
• Wöchentliches Team
• Verwaltungsrat
• Kundengespräch
• Wie du einen Entscheid schreibst
• Fehler, die die nächste Sitzung kosten
• Wann die Vorlage das falsche Werkzeug ist
• Wie eine Aufnahme dieselben Rubriken füllt
• Häufige Fragen

Leere Sitzungsprotokoll-Vorlage

Kopiere den Block in Notizen, ein Dokument oder das Wiki, bevor die Sitzung beginnt. Währenddessen tippst du nur noch Ergebnisse.

Titel der Sitzung:
Datum und Uhrzeit (Zeitzone):
Ort oder Link:
Leitung:
Protokollführung:

Anwesend (Name, Rolle):
Entschuldigt:

Traktanden:
1.
2.
3.

Kurztext pro Thema (kein Transkript):
-

Entscheide:
1. Entscheid / Zuständig / Gültig ab

Aufgaben:
1. Aufgabe / Zuständig / Fällig / Status

Offene Punkte:

Nächste Sitzung:
Unterlagen und Links:

Pro Entscheid eine Zeile, pro Aufgabe eine Zeile. Fehlen Name und Datum, ist es noch keine Aufgabe. Der Punkt steht unter «Offene Punkte», bis beides da ist.

Das Sitzungsprotokoll-Tool ist dasselbe Blatt im Browser, mit Startvorlagen für Team, Kunde und Verwaltungsrat. Es nimmt den Raum nicht auf und lädt keine Datei hoch.

Wöchentliches Team

Ein erfundenes Beispiel. Nur Rollen, keine Firma.

• Titel: Product-Team, wöchentlich
• Wann: 6. Oktober 2026, 09:00–09:30 MESZ
• Anwesend: Produktleitung, Entwicklungsleitung, Design, Support

Traktanden: Release-Status (10 Min.), Support-Themen (10 Min.), nächster Sprint (10 Min.).

Kurztext:

• Release 2.4 liegt im Zeitplan. Ein Fehler im Billing-Export blockiert den Build noch.
• Beim Support häufen sich wieder dieselben Fragen zum SSO-Setup. Eine schriftliche Anleitung ist in Arbeit.
• Sprint-Ziel: den Export-Fehler beheben und die SSO-Anleitung veröffentlichen. Der Feinschliff für Mobile wird verschoben.

Entscheide:

Aufgaben:

Offen: Reicht die schriftliche SSO-Anleitung, oder brauchen wir noch eine kurze Demo? Nächste Woche wieder auf die Traktandenliste.

Schick das Protokoll am selben Tag. Eine Woche später ist «wir sollten uns Billing anschauen» keine Aufgabe mehr, die jemand übernehmen kann.

Verwaltungsrat

Ein erfundenes Beispiel für eine Sitzung des Verwaltungsrats einer Aktiengesellschaft.

• Titel: Verwaltungsrat, Planung Q4
• Wann: 6. Oktober 2026, 14:00–16:00 MESZ
• Ort: Zug, mit Hybrid-Link für Personen, die als Beobachter dabei sind
• Anwesend: Vorsitz, drei Mitglieder, CEO, CFO als Gast im Finanzteil

Traktanden: Genehmigung des letzten Protokolls, Bericht des CFO, Budget 2027, Risikoregister, nichtöffentliche Traktanden bei Bedarf.

Kurztext:

• Das letzte Protokoll ist ohne Korrektur genehmigt.
• Der CFO legt Liquidität und Einstellungsplan vor. Der Verwaltungsrat verlangt ein Szenario für den Fall, dass sich der Enterprise-Abschluss verzögert.
• Zwei Klumpenrisiken bei Lieferanten im Risikoregister brauchen eine zuständige Person.

Entscheide:

Aufgaben:

Offen: Nichtöffentliche Traktanden bleiben in einer separaten Notiz. Sie stehen nicht im Protokoll, das an einen weiteren Kreis geht.

Bei einer AG verlangt Art. 713 Abs. 3 OR, dass über die Verhandlungen und Beschlüsse ein Protokoll geführt wird. Vorsitz und Protokollführung unterschreiben. Die Unterschrift gehört zum Protokoll. Fehlt das Protokoll, ist der Beschluss deshalb nicht automatisch nichtig. Das Bundesgericht hat das in BGE 133 III 77 festgehalten. Die Pflicht, das Protokoll zu führen, bleibt. Dieser Absatz ist eine Einordnung, keine Rechtsauskunft.

Eine wöchentliche Teamsitzung erbt diese Unterschriftspflicht nicht. Mach aus jedem Sync kein VR-Dossier. Trage trotzdem ein, wer protokolliert, weil jemand den Entwurf besitzen muss.

Lies die Entscheide laut vor, bevor du das Traktandum schliesst. Die Protokollführung schreibt den Satz auf, den der Vorsitz gerade vorgelesen hat, und rekonstruiert ihn nicht aus der Erinnerung im Zug.

Kundengespräch

Ein erfundenes Beispiel. Der Kunde bleibt unbenannt.

• Titel: Review Leistungsumfang Phase 2
• Wann: 6. Oktober 2026, 11:00–11:45 MESZ
• Anwesend: Projektleitung des Kunden, deine Beratungsleitung, Delivery

Traktanden: Rückblick Phase 1, Umfang Phase 2, Zeitplan und Statuskommunikation.

Kurztext:

• Die Lieferobjekte aus Phase 1 sind abgenommen. Eine Korrektur an der Dokumentation steht noch aus.
• Phase 2 ergänzt ein Reporting-Modul. Der Kunde will den Rollout in Stufen.
• Vereinbart sind ein wöchentlicher Status per Mail und eine gemeinsame Aufgabenliste.

Entscheide:

Aufgaben:

Offen: Welchen SSO-Identitätsanbieter der Kunde produktiv einsetzt. Die IT des Kunden bestätigt das.

Im Kundenprotokoll stehen keine internen Spitznamen, keine Klagen über die Auslastung und nichts, was der Vertrag als vertraulich behandelt. Markiere diese Zeilen, bevor du sendest. Bist du unsicher, schick die Entscheide und die Aufgabentabelle, und behalte den Kurztext intern, bis die Beratungsleitung ihn gelesen hat.

Wie du einen Entscheid schreibst

Ein Entscheid ist ein Satz, den jemand später zitieren kann. Er nennt das Ergebnis, die zuständige Person und das Datum, ab dem er gilt. «Wir haben über das Release gesprochen» ist ein Thema. «2.4 erst ausliefern, wenn der Export-Fehler behoben ist, zuständig die Entwicklungsleitung, ab 8. Oktober» ist ein Entscheid.

Eine Aufgabe ist die Arbeit danach. Aus einem Entscheid werden oft zwei oder drei Aufgaben. Jede braucht eigenen Namen und eigenes Datum. «Das Team schaut sich SSO an» besteht diesen Test nicht. Stell den Punkt unter «Offene Punkte» oder nenn eine Person, bevor die Sitzung endet.

Halte den Kurztext auf wenige Zeilen pro Traktandum. Den Wortlaut übernimmst du nur, wenn der Wortlaut selbst der Beschluss ist. Das ist im Verwaltungsrat häufig und im Team-Sync selten.

Fehler, die die nächste Sitzung kosten

Das Protokoll ist ein Transkript. Wer nachliest, sucht den Entscheid. Ein Dialog versteckt ihn. Ein Transkript bewahrst du auf, wenn du den Wortlaut brauchst, und verlinkst es aus dem Protokoll, statt es hineinzukopieren.

Aufgaben ohne zuständige Person. Die Zeile überlebt im Dokument und stirbt im Kalender. Kannst du vor dem Ende niemanden nennen, ist der Punkt offen.

Entscheide im Absatz vergraben. Die Tabelle ist das, was du nächsten Monat suchst. Der Absatz ist Kontext für heute.

Kein Datum, keine Anwesenden, keine nächste Sitzung. Ohne diese drei Angaben ist die Notiz schwer zu gebrauchen, wenn ein Kunde oder der Verwaltungsrat nachfragt, was beschlossen wurde.

Der Entwurf ging als Protokoll raus. Bei Kunden und im Verwaltungsrat liest die Sitzungsleitung den Entwurf, bevor ihn jemand ausserhalb des Raums sieht. Schreibe «Entwurf» in den Titel, bis das passiert ist.

Startest du mit einer langen Zoom-Audiodatei statt mit Notizen, macht das Zoom-Tool aus einer lokalen Aufnahme zuerst Text im Browser. Die Ergebnisse überträgst du danach selbst in diese Vorlage.

Wann die Vorlage das falsche Werkzeug ist

Eine Sitzungsprotokoll-Vorlage nimmt nicht auf, holt keine Einwilligung ein und setzt keine Aufbewahrungsfrist. Du sagst Bescheid, wenn eine Aufnahme läuft. Du legst die Datei dort ab, wo deine Organisation es erlaubt. Generierten Text prüfst du, bevor er rausgeht.

Das leere Blatt weiss auch nicht, wer gesprochen hat. Sprechernamen, wenn du sie brauchst, kommen aus einem Ablauf, der die Stimmen trennt. Auf dem Mac macht Vemoir das auf dem Gerät, mit Sprecherprofilen. Die kostenlosen Browser-Tools tun das nicht.

Liegt schon ein Transkript vor, und du willst Überschriften statt einer leeren Seite? Notizen aus Transkript entwirft eine Gliederung aus Text, den du schon hast. Die Datei wird nicht hochgeladen. Grenzen, Stand September 2026: Dateien bis 15 Minuten, drei erfolgreiche Läufe pro Woche, keine Live-Aufnahme, keine Sprechernamen. Schweizerdeutsch aus den öffentlichen Modellen kommt als Standarddeutsch heraus. Längere Sitzungen gehören in die Mac-App.

Wie eine Aufnahme dieselben Rubriken füllt

Auf dem Mac nimmt Vemoir über die Menüleiste auf: Mikrofon und Systemaudio für Teams, Zoom, Meet und jede andere App, die Ton auf dem Mac abspielt. In der Teilnehmerliste erscheint kein Bot. Du startest und stoppst jede Aufnahme. Danach schreiben lokale Modelle auf dem Mac ein Transkript und einen Record mit Zusammenfassung, Entscheiden, Aufgaben und einem Entwurf zum Nachfassen. Notizen, die du während der Sitzung tippst, fliessen in diesen Record.

Das passt auf die Vorlage:

• Der Kurztext kommt aus der Zusammenfassung, nach Thema gruppiert.
• Entscheide und Aufgaben kommen als Listen, die du bearbeitest, bevor etwas geteilt wird.
• Der Export kopiert nur die Abschnitte, die du wählst, in Mail, PDF oder Wiki. Die Aufnahme kann auf dem Mac bleiben. Siehe Export und Teilen.

Transkription und Zusammenfassungen laufen auf dem Mac, ausser du schaltest ein Cloud-Modell mit eigenem API-Schlüssel dazu. Sind die Modelle installiert, geht der Ablauf auch offline. Internet brauchst du für die Einrichtung und die Downloads. macOS verlangt die Berechtigung «Bildschirmaufnahme», weil das System den Ton anderer Apps darüber freigibt. Vemoir nutzt sie für den Sitzungston und nimmt den Bildschirm nicht auf.

Willst du, dass die nächste Sitzung in diesen Rubriken landet, ohne Dateien zu suchen? Vemoir nimmt sie über die Menüleiste des Mac auf. Details zur Aufnahme stehen unter Aufnahme und Modelle. Der Ablauf zum Protokoll steht unter Protokoll und Record.

Häufige Fragen

Was gehört in eine Sitzungsprotokoll-Vorlage?

Titel, Datum und Uhrzeit, Ort oder Link, Leitung, Protokollführung, Anwesende, Entschuldigte, Traktanden, ein kurzer Text pro Thema, Entscheide, Aufgaben mit Person und Frist, offene Punkte und die nächste Sitzung. Das leere Blatt oben reicht für die meisten Arbeitssitzungen.

Was ist der Unterschied zwischen Beschlussprotokoll und Verlaufsprotokoll?

Das Beschlussprotokoll ist die Tabelle: was gilt, wer handelt, bis wann. Das Verlaufsprotokoll ergänzt wenige Sätze Kontext pro Traktandum. Üblich ist beides, mit gut auffindbarer Tabelle. Ein Dialog ist ein Transkript und wird separat abgelegt, wenn du ihn brauchst.

Wie lang soll ein Sitzungsprotokoll sein?

Bei einer Arbeitssitzung von einer Stunde sind ein bis zwei Seiten ein gesundes Ergebnis. Protokolle des Verwaltungsrats und Kundenprotokolle werden länger, wenn ein Beschluss seinen Wortlaut behalten muss. Der Kurztext bleibt kürzer als das Transkript.

Wer soll protokollieren?

Am besten jemand, der nicht gleichzeitig leitet. In einem kleinen Team kann die Leitung Entscheide live in die Vorlage tippen. Beim Verwaltungsrat einer AG erwartet Art. 713 Abs. 3 OR die Unterschrift von Vorsitz und Protokollführung.

Sind Sitzungsnotizen dasselbe wie ein Protokoll?

Notizen schreibst du für dich. Das Protokoll ist die gemeinsame Fassung der Ergebnisse. Du kannst aus Notizen die Zeilen herausziehen, die eine Person und ein Datum haben. Der Rest bleibt im Heft.

Passt die Vorlage für den Verwaltungsrat?

Ja, mit der gesetzlichen Form: Verhandlungen und Beschlüsse im Protokoll, unterschrieben von Vorsitz und Protokollführung, nichtöffentliche Punkte bleiben aus der geteilten Fassung draussen. Das Beispiel oben zeigt den Ton. Es ersetzt weder die Statuten noch eine Rechtsberatung.

Ersetzt Vemoir die Vorlage?

Es füllt dieselben Abschnitte aus einer Aufnahme auf dem Mac. Du bearbeitest, streichst heikle Zeilen und entscheidest, was geteilt wird. Die Vorlage ist die Form. Die App ist ein Weg zum Entwurf. Siehe Protokoll und Record.

Kann das Browser-Tool aus einem Transkript ein Protokoll schreiben?

Notizen aus Transkript gliedert Text, den du schon hast, ohne die Datei hochzuladen. Es nimmt keine Live-Sitzung auf und setzt keine Sprechernamen. Eine lange oder heikle Sitzung gehört in die Mac-App.

Brauche ich eine Einwilligung, bevor ich aufnehme?

Das hängt davon ab, wer in der Sitzung ist und welche Regeln für dich gelten. Sag es zu Beginn, und stoppe, wenn jemand widerspricht und deine interne Regel das vorsieht. Vemoir macht eine Aufnahme nicht rechtmässig. Einwilligung und Aufbewahrung bleiben bei dir.

Nächster Schritt

Setze die leere Sitzungsprotokoll-Vorlage in die nächste Traktandenliste, oder öffne das Sitzungsprotokoll und trag die Entscheide ein, solange du noch im Raum bist. Soll aus dem Audio der Entwurf werden, nimm auf dem Mac auf und exportiere nur die Abschnitte, die du teilen willst. Hast du den Text schon, starte bei Notizen aus Transkript.